Организация и проведение промо-акций в СИ Медиа

                 

                 1. Подготовительный этап

                 1) Получение от клиента стандартного брифа по акции, заполнение стандартного пакета документов.

                 Бриф — краткий, тематически систематизированный набор данных, сведений; может оформляться красочной папкой с соответствующей документацией, информационно-рекламными материалами.

                 Стандартный бриф включает в себя следующие данные:

      • Клиент

      • Продвигаемая ТМ

      • Цели акции

      • Задача акции

      • Целевая аудитория акции

      • Механика акции

      • Сроки проведения акции, рабочие дни и рабочие часы

      • АП

      • Требования к персоналу

      • Оборудование и материалы

      • Отчётность

                 Стандартный пакет документов включает: формализованный бриф, инструкция промо-персонала, супервайзера, менеджера-координатора, презентация тренинга, форма ежедневной отчётности промоутера, супервайзера, менеджера, статус подготовки, статус получения ПОСМ, контрольный лист проверки промо-персонала, штрафная инструкция. Набор документов зависит от специфики конкретного проекта. 

                  2) Тренинг для промоутеров

      • Разбор механики проекта, обязанностей промоутеров и супервайзеров

      • Введение в проект и раздача информационных материалов

      • Демонстрация униформы, рекламных материалов и другого оборудования для акции

      • График работы и распределение по ТТ

      • Знакомство с отчётами по проекту

      • Обсуждение сроков предоставления отчётности по проекту.

                 3) Инструкция супервайзера (основные обязанности супервайзера):

    • Доставка рекламных материалов в торговую точку. Рекламные материалы супервайзер забирает из агентства либо со склада местного представителя. Координатор должен в обязательном порядке дать все контакты для забора продукции со склада и для доставки материалов в ТТ. Супервайзер находит контактное лицо в каждом магазине, с которым он будет контактировать в ходе акции.

    • Помощь промоутерам в решении вопросов в рамках акции. Промоутер решает вопросы где лучше встать промоутеру, помогаем оформить рабочее место.

    • Ежедневно посещать ТТ согласно адресной программе, делать фотоотчёт и контролировать весь ход проведения акции. Всю информацию о результатах контроля супервайзер заносит в контрольный лист (см. Бланк оценки работы промоутера).

    • Контроль за работой промоутеров, который включает в себя:

        • проверку активности промоутера. В случае если промоутер пассивен, неулыбчив, супервайзер делает замечание промоутеру и сообщает об этом в Агентство.
        • контроль внешнего вида промоутера. Промоутер работает в форме, внешний вид определяется целями каждой акции. В случае нарушений по внешнему виду на промоутера налагается штраф, обо всех нарушениях сообщается в агентство.
        • контроль рабочего места промоутера. Рабочее место (стол или стойка) оформляется в соответствии с каждой акцией. На рабочем месте не должно быть: посторонних предметов (мусора, сотовых телефонов и др.), оно должно быть оформлено в соответствии с инструкцией, которая выдаётся каждому промоутеру до начала акции.
        • выявление других нарушений в работе промоутера, в частности не допускается:
а)  Жевание резинки;
б)  Курение;
в)  Прием пищи в рабочее время (только во время 10 минутного перерыва в конце каждого второго часа, при этом на перерыв промоутеры должны отправляются по одному, а не вместе);
г)  Разговоры или игра по мобильному телефону;
д)  Общение с промоутерами, работающими на соседних акциях;
е)  Опаздание на рабочее место;
ж)  Покидания рабочего места до окончания работы
з)  Снятие униформы до окончания работы;
и)  Неопрятной внешности;
к)  Облокачивания на стойку;
л)  Предоставления непроверенной информации, не соответствующей брифу, который предоставил Заказчик.

                 4) Предоставление фотоотчёта по акции. Фотоотчёт должен включать в себя обязательно фото промоутера за стойкой и как минимум 7 фото постановочных ( с 1 ТТ): промоутер с покупателем в процессе работы. Если работают 2 промоутера в ТТ, то фото должно быть обоих промоутеров.

 

                 2.Контроль проведения акции

                 Супервайзер: отправка продукции на ТТ, контроль забора продукции с ТТ, контроль работы супервайзера, сбор фотоотчёта и бланков отчёта супервайзера по акции.

                 Промоутеры:  контроль работы промоперсонала, выборочный аудит ТТ, контроль запаса призовой и рекламной продукции, сбор отчётности, замена промоперсонала.

 

                 3.Подведение итогов акции

1) Анализ прошедшей акции.

2) Составление смет на з/п, подведение итогов по работе промоперсонала.

3) Обсуждение с промоперсоналом итогов акции, сильных и слабых сторон. 

 <Назад

Компания "СИ Медиа"

                      ...все как по нотам!